Dal 16 settembre 2026 il FIR digitale obbligatorio sostituisce definitivamente il formulario cartaceo per tutti i soggetti iscritti al RENTRI. Finisce il periodo transitorio che dal 1° marzo permetteva di scegliere tra le due modalità. Da quella data il formulario di identificazione del rifiuto va emesso, sottoscritto e gestito in formato digitale, sia per i rifiuti pericolosi sia per quelli non pericolosi.
Non si tratta di un adempimento formale. Senza un formulario valido il rifiuto non può lasciare l’azienda. Chi arriva al 16 settembre senza gli strumenti configurati rischia di trovarsi con i trasporti fermi.
Cosa prevede la norma
L’articolo 13 del D.L. 200/2025, convertito nella Legge 26 del 27 febbraio 2026, ha consentito fino al 15 settembre 2026 di emettere il formulario in formato cartaceo in alternativa alle modalità digitali previste dall’articolo 7 del D.M. 59/2023. La stessa legge ha inserito nell’articolo 258 del D.Lgs. 152/2006 il comma 10-bis, differendo al 15 settembre l’applicazione delle sanzioni per la mancata o incompleta trasmissione al RENTRI dei dati contenuti nei formulari.
Le due decorrenze sono ravvicinate ma riguardano aspetti diversi. Dal 15 settembre diventano applicabili le sanzioni sulla trasmissione dei dati. Dal 16 settembre il formato digitale diventa l’unica modalità ammessa per gli iscritti.
Chi è coinvolto
L’obbligo riguarda tutti i soggetti iscritti al RENTRI, quindi produttori di rifiuti pericolosi anche senza soglia di dipendenti, produttori con più di dieci dipendenti di determinate tipologie di rifiuti non pericolosi, trasportatori professionali, impianti di recupero e smaltimento, commercianti e intermediari.
Restano fuori i produttori esclusi dall’obbligo di iscrizione, che continuano a utilizzare il modello cartaceo emesso e vidimato tramite l’apposita area del portale RENTRI dedicata ai non iscritti.
La regola che vincola tutta la filiera
È il punto operativo più delicato e quello che genera più problemi nella pratica quotidiana.
Il formato con cui il produttore o detentore emette il formulario determina la modalità di gestione per tutti gli altri soggetti coinvolti nel trasporto. Se il produttore è iscritto al RENTRI ed emette in digitale, trasportatore e destinatario devono gestire il documento in digitale. Se il produttore non è iscritto e non è tenuto all’emissione digitale, il formulario resta cartaceo per l’intera filiera.
Dal 16 settembre questo significa che ogni azienda iscritta deve essere pronta, ma deve anche verificare che i propri trasportatori e i propri impianti di destinazione lo siano. Un produttore allineato con un trasportatore impreparato resta comunque bloccato.
Come funziona il formulario digitale
Il ciclo del documento si articola in passaggi precisi. Vidimazione ed emissione, compilazione da parte del produttore, sottoscrizione elettronica, presa in carico e firma del trasportatore, eventuali aggiornamenti durante il trasporto, accettazione totale, parziale o respingimento da parte del destinatario, sottoscrizione finale, restituzione tramite il RENTRI, trasmissione dei dati e conservazione digitale.
Due aspetti meritano attenzione perché vengono spesso fraintesi.
Il primo riguarda la stampa. Il documento resta digitale fino all’accettazione da parte del destinatario e la copia stampata non sostituisce il formulario digitale.
Il secondo riguarda la trasmissione dei dati, che è un adempimento distinto dall’emissione. Non consiste nel caricare la scansione di un formulario, ma nell’invio dei dati individuati dalla normativa secondo tempistiche e modalità previste per ciascun operatore. La presenza del documento nel sistema non elimina la necessità di verificare che sia stato correttamente compilato, sottoscritto e chiuso.
Cosa serve avere pronto
Molte strutture si sono iscritte al RENTRI e hanno continuato a lavorare in cartaceo per tutta la fase transitoria. Per queste realtà l’adeguamento richiede una verifica puntuale su più fronti.
Occorre anzitutto controllare la configurazione dell’operatore e delle unità locali, con l’individuazione formale delle persone incaricate di operare sulla piattaforma. Gli incaricati accedono con identità digitale, quindi SPID, CIE o CNS.
Serve poi predisporre gli strumenti di firma, perché il produttore deve sottoscrivere elettronicamente il formulario. Vanno verificati i dispositivi mobili di chi opera sul campo, dal momento che l’applicazione RENTRI FIR Digitale è supportata solo su Android 10 o versioni successive e iOS 16 o versioni successive.
In alternativa ai servizi messi a disposizione dal RENTRI è possibile operare tramite un software gestionale interoperabile, soluzione che diventa opportuna quando i volumi di formulari sono significativi o quando serve integrare la tracciabilità con i sistemi già in uso.
Va infine considerata la gestione corrente, che comprende la tenuta del registro cronologico in formato digitale, le quadrature periodiche tra registro, formulari e giacenze, il monitoraggio dei formulari aperti e la conservazione digitale a norma dei documenti.
Il caso delle strutture socio-assistenziali e sanitarie
Case di riposo, RSA, strutture socio-assistenziali, studi medici e odontoiatrici, laboratori di analisi rientrano quasi sempre tra i produttori di rifiuti pericolosi e sono quindi soggetti all’obbligo.
Si tratta di realtà che raramente dispongono di una funzione ambiente strutturata. La gestione dei rifiuti finisce sulla scrivania di chi si occupa già di qualità, sicurezza o amministrazione, e il passaggio al digitale introduce competenze e strumenti che non fanno parte dell’operatività abituale.
A questo si aggiunge la complessità della corretta classificazione dei rifiuti sanitari e dell’attribuzione dei codici EER, che rappresenta uno degli aspetti tecnicamente più delicati e più frequentemente oggetto di contestazione in sede di controllo.
Cosa fare in caso di indisponibilità dei servizi
La normativa prevede una procedura specifica per le situazioni in cui il formulario digitale non può essere emesso per problemi tecnici non imputabili a negligenza dell’operatore.
In questi casi è possibile utilizzare un formulario cartaceo preFIR digitale obbligatoriovia PEC al RENTRI entro il primo giorno lavorativo successivo alla cessazione del problema.
La procedura funziona solo se i formulari di riserva sono già vidimati e disponibili. Predisporla in anticipo evita di doverla improvvisare nel momento in cui serve.
Le sanzioni
La mancata o irregolare iscrizione al RENTRI e la mancata o incompleta trasmissione dei dati comportano una sanzione amministrativa da 500 a 2.000 euro per i rifiuti non pericolosi e da 1.000 a 3.000 euro per i rifiuti pericolosi. È prevista una riduzione a un terzo per l’iscrizione effettuata entro sessanta giorni dalla scadenza dei termini.
Il differimento introdotto dalla Legge 26/2026 ha riguardato esclusivamente le sanzioni relative alla trasmissione dei dati dei formulari. Quelle sulla mancata iscrizione non sono mai state prorogate.
Restano inoltre applicabili le sanzioni previste per la mancata o incompleta tenuta del registro di carico e scarico e per il trasporto di rifiuti senza formulario, di entità significativamente superiore.
Come RCS Consulting affianca le strutture
Noi di RCS Consulting supportiamo enti, strutture socio-assistenziali e imprese nella gestione completa degli adempimenti RENTRI, operando come incaricata per conto dell’azienda e sotto la titolarità della stessa.
L’attività copre l’inquadramento dell’obbligo e la verifica della categoria di appartenenza, l’iscrizione al registro con la configurazione delle unità locali, la classificazione dei rifiuti e l’attribuzione dei codici, la tenuta del registro cronologico, l’emissione e la gestione del formulario digitale, la trasmissione dei dati, la conservazione a norma e la dichiarazione MUD annuale.
Sul piano tecnologico RCS Consulting si avvale della piattaforma MySir, sviluppata da Microambiente Srl, che garantisce l’interoperabilità con il RENTRI e la gestione strutturata di formulari, registri e conservazione digitale.
L’obiettivo è consentire alla struttura di mantenere la piena conformità senza doversi dotare internamente di competenze e strumenti specialistici, conservando in ogni momento la responsabilità e il controllo sui propri dati come previsto dalla normativa.
In sintesi
Il 16 settembre 2026 chiude una fase di transizione durata sette mesi e apre l’operatività ordinaria del sistema di tracciabilità digitale. Per le strutture iscritte al RENTRI il formulario digitale diventa il modo normale di lavorare, non un’opzione tra le altre.
L’adeguamento richiede verifiche su configurazione, ruoli, firma, dispositivi e allineamento della filiera. Sono passaggi gestibili, a condizione di affrontarli con metodo e senza rimandare.
Se la tua struttura produce rifiuti pericolosi e non hai ancora verificato di essere pronto, parla con un consulente RCS per un controllo puntuale della tua posizione.
